Készletnyilvántartó szoftver, számlázás, készletkezelés

Készletnyilvántartó és számlázó szoftver (bevételezés, kiadás, raktári mozgatások, leltár kezelés, számlázás szállítólevél készítés) akár mérleg illesztéssel.

A kiskereskedelem szinte minden területén alkalmazható. Segítségével egyszerűen és gyorsan nyomon követheti a raktár készletét. Vonalkód olvasóink segítségével felgyorsítja az eladásokat és a leltárhiányt csökkentheti .

Alkalmas több raktár, több telephely egyszerre történő kezelésére is.

Ajánlatkérés

Általános leírás: 

Windows alapú rendszer, korszerű és esztétikus grafikus felület, ahol mind a billentyűzet, mind az egér használata lehetséges 

A szoftver felhasználóinak nyilvántartása, ami kiegészül egy részletes jogosultságkezeléssel, hogy mindenki csak a számára engedélyezett műveletekhez és adatokhoz férhessen hozzá. Jogosultsági szintek alakíthatóak ki a megegyező hozzáférésű munkatársak könnyebb kezelhetőségének érdekében. A jogosultságok külön értelmezhetőek a bizonylattípusokra, az árakra és a raktári készlethez való hozzáférésre is. 

Eseménynaplózás, hogy minden rögzített/módosított/törölt adatról és műveletről utólag is megmondható legyen, hogy ki és mikor hajtotta azt végre 

A lekérdezések kimenete a képernyőn és a nyomtatón túl történhet export állományba (Excel táblázat, PDF dokumentum), valamint tetszőleges kimutatás vagy bizonylat továbbítható email formájában is közvetlenül a rendszerből vezérelve. 

Belső üzenetkezelés, ami speciális események bekövetkezésekor automatizálva történik az illetékesek részére (pl. minimum készlet alá csökkenés és más, a felhasználó által meghatározható események esetén) 

Kifinomult keresési lehetőségek, ami tetszőleges mező szerint történhet, továbbá szövegrészletekre is lehetőség van szűkíteni 

TERMÉKEK NYILVÁNTARTÁSA 

 

A rendszer alapját képezi a cikktörzs, ahol az alapvető nyilvántartott információk a következő lehetőségekkel egészülnek ki: 

• Kiegészítő tulajdonságok: a felhasználó által tetszőleges tulajdonságok alakíthatók ki, amelyek ezt követően az egyes termékeknél kitölthetők, megadhatók. 

• Kiegészítő besorolások: szintén a felhasználó által szabályozhatóak a szükséges termék-besorolások, melyek megadásánál előre definiálható értéklista áll a rendelkezésre 

• Idegen kódok tárolása: tetszőleges számú azonosító kapcsolható egy cikkhez, ami alapján egy beszállító vagy egy vevő/vevőcsoport azonosítani tudja a terméket, valamint mindez kiegészül azzal, hogy az adott ügyfél bizonylatain megjelenik a hozzárendelt saját azonosító. 

• Termékek ügyfelekhez/ügyfélcsoportokhoz való kapcsolása: a multinacionális áruházak belistázásainak segítésére, ami valamennyi lekérdezésnél és kimutatásnál figyelembe vehető 

• Kategorizálás kezelése: a termékek több kategóriába sorolhatóak, amelyek bizonyos ügyfelek esetén gyűjtőzve lesznek bizonylatolva és árazva, de természetesen a háttérben a rendszer a tényleges termékek készletmozgását is dokumentálni fogja 

• Többszintű csoportosítási lehetőség: fa-szerkezetű csoport hierarchia alakítható ki a termékek kategorizálására. A termékek kiegészítő tulajdonságai és besorolásai akár a cikkek csoportjaihoz is rendelhető, így termék kategóriánként eltérő jellemzők tarthatóak nyilván. 

• Vonalkódok kezelése, nyomtatási lehetőség etikett címkékre 

• Kiegészítő mennyiségi egységek kezelése és a szükséges átváltások elvégzése. A termék logisztikai adatainak részletes nyilvántartása. 

• Termékek idegen nyelvű megnevezésének tárolása, akár több nyelven is 

• Tetszőleges számú megjegyzés főzhető az egyes termékekhez, mely kiegészülve a csoportonként egyedileg kialakítható tulajdonságokkal és besorolásokkal egyfajta információtárat alkothat a forgalmazott termékekről 

• Környezetvédelmi termékdíj: a forgalmazott termékek termékdíj vonzatát kezeli, számolja és szükség esetén időszakonként összesíti a rendszer. Adatszolgáltatást is lehet készíteni a felhasznált csomagolóanyagokról akár a számlák mellékleteként, akár időszaki összegzésként. 

 

 

ÁRKÉPZÉS 

 

A rendszerben többféle árképzési módozatok is található, melyek közül tetszőlegeset lehet választani, vagy akár ezek kombinációja is alkalmazható. 

 

• Tetszőleges számú árkategória, melyek bármilyen pénznemben kezelhetőek 

• Az árkategóriák egymáshoz való viszonya (árszorzó) dinamikusan szabályozható 

• Az árszorzó eltéríthető a termék csoportja vagy beszállítója szerint, illetve direkt szorzó is rendelhető az egyes termékekhez 

• Tetszőlegesen kialakítható kerekítési szabályok az egységáraknál, ahol lehetőség van akár értéktartományokra szőkítve definiálni az egyes árak végződését. 

• Az árazási és a kerekítési szabályok globálisan is megadhatóak, de lehetőség van eltéríteni őket tetszőleges cikkcsoportra vagy akár konkrét cikkre vetítve is 

• Százalékos, mennyiségi, és értékhatárhoz kapcsolt kedvezmények kezelése, melyek partnerhez vagy partnercsoporthoz is rendelhetőek 

• Egyedi megállapodás alapján kialakult, az ügyfélhez kapcsolt direkt árak nyilvántartása 

• Akciók kezelése: időszakhoz köthető árváltozások rögzítése, amikor csak a megadott időintervallumban érvényesülnek az akciós árak, továbbá az egyes akció ügyfelekhez/ügyfélcsoportokhoz is kapcsolhatóak 

• Árnapló: az árváltozások naplózódnak, így minden termék árának megtekinthető a története, hogy mikor és ki módosította, illetve külön kimutatás készíthető az emelkedett vagy éppen csökkent egységárú termékekről 

• Automatikus árazási javaslatok készítése beszállítói áremelkedés esetén, ami kiegészíthető egy belső üzenet küldésével az illetékes munkatárs részére 

• Árjegyzékek készítése a szükséges árkategóriára, ügyfélkörre vagy cikkcsoportra vetítve 

 

 

 

ÜGYFELEK 

 

• Tetszőleges ügyfélcsoportok, ügyfélbesorolások alakíthatók ki, mind szállítói, mind vevői oldalon 

• Külön ügyfelekhez/ügyfélcsoportokhoz tartozó információk jeleníthetők meg a bizonylatokon (Pl. cikkhez tartozó idegen kódok) 

• Részletes információk tárolhatók egy-egy partnerről, melyeket a felhasználónak is lehetősége van kiegészíteni tetszés szerinti tulajdonságokkal, besorolásokkal 

• Ügynökök és azok jutalékának kezelése, teljesítményük elemzése 

• Vevőnként, szállítónként megadható kedvezmény, felár és egyedi ár 

• Az ügyfelekhez kapcsolódó dokumentumok (.doc, .xls, .pdf) és szkennelt adatok tárolása az adatbázisban 

• Vásárlási keretösszegek meghatározása, ami érvényesíthető az elszállított, de még nem számlázott árukra, vagy akár a számlázott, de pénzügyileg nem teljesített összegekre is 

• Országonként, régiónként, megyénként, illetve városonkénti kimutatási lehetőségek 

 

BIZONYLATOK 

 

A rendszer dinamikusan szabályozható mozgásnemekre épül, ahol a megfelelő jogosultságú felhasználónak is van lehetősége új bizonylattípust kialakítani. Az egyes bizonylattípusoknál külön-külön meghatározható a sorszámozás előtagja, a készlethatás, a többi bizonylattal felépített kapcsolata, valamint annak pénzügyi hatása. 

 

A rendszer jellemzően a következő bizonylattípusok kiállítására és kezelésére alkalmas: 

• Belföldi számla, tetszőleges devizanemben 

• Közösségi értékesítés keretében készült számla, vagy harmadik ország részére kiállított bizonylat szintén tetszőleges pénznemben 

• Szállítólevél és más raktárközi mozgások, selejtezések, visszáruk bizonylatai 

• Árajánlatok, vevői és szállítói megrendelések 

• Beszállítói számlák, szállítólevelek nyilvántartása 

• Árumozgástól független beszállítói költségszámlák kezelése 

• Leltározás segítése, készletkorrekciók nyilvántartása 

 

A bizonylatokkal kapcsolatos műveletek: 

• Bizonylatkapcsolatok: a bizonylatok egymás alapján képezhetők (árajánlat -> megrendelés -> szállítólevél -> számla), egy bizonylatra akár több alapbizonylat is beimportálható, tehát több megrendelésből is készíthető egy raktárkiadási jegyzék 

• A bizonylatok tartalma XLS formájában kinyerhető, elektronikusan továbbítható 

• Többféle alkalmazható nyomtatványsablon, embléma feltüntetési lehetőség a bizonylatokon 

• Többnyelvű bizonylatok kiállítása 

• Bizonylattípusonként szabályozható, hogy milyen kiegészítő információkat tároljon a rendszer, pl. bejövő bizonylatok esetén a kiállító által alkalmazott számlaszám, szállítólevelek esetén szállítási mód és cím, illetve tetszőleges számú kiegészítő adat és megjegyzés definiálható a megfelelő jogosultságú felhasználó által is 

 

 

 

KÉSZLETKEZELÉS 

 

• Tetszőleges számú raktár kezelése, a raktárak között hierarchia alakítható ki, így a szükséges szinten gyűjthetők a készleten lévő termékek 

• Virtuális, nem valós raktárak kialakításának a lehetősége, ami elkülöníthető készletek gyűjtésére szolgálhat 

• Időponti leltár: a készlet megjelenítése történhet tetszőleges időpontra visszagöngyölítve is 

• Támogatott készletértékelési módozatok: utolsó beszerzési ár, mérlegelt átlagár és a FIFO módszer szerint 

• Leltár készítés tetszőleges raktárra, cikkcsoportra, vagy akár összesítve is, nyomtatható és elektronikusan exportálható formában (xls, pdf) 

• Készletek megbontása: jelleg szerinti elkülönítés lehetősége, tehát a bizományos készlet, saját készlet és további szempontok szerinti lekérdezési és összesítési lehetőség. A rendszer a háttérben folyamatosan vezeti az egyes készletek jellegét (saját, bizományos, stb.) a különböző tranzakciók esetén is. 

• A termékek minimális és optimális készletének, valamint beszerzési kiszerelésének tárolása 

• Foglalások kezelése: termékek foglalása ügyfélre vagy ügyfélcsoportra vonatkoztatva, a foglalások külön kimutatása, gyűjtése és a foglaltság felszabadítási lehetősége 

• Rakhelyes készletkezelés, melynek segítségével tetszőleges dimenzióban (utca, polc, emelet, stb.) virtuálisan felépíthető a raktár. A mozgások raktárhelyhez köthetők, elhelyezési javaslatokkal kiegészülve, valamint a raktár aktuális állapotáról grafikus térkép készíthető. 

• Visszáru kezelés támogatása: a visszavételezések segítése, ami történhet bizonylatszám alapján, de visszavehető egy termék a bizonylatszám ismerete nélkül is, amely esetben a rendszer automatikusan ellenőrzi, hogy mely bizonylatról történhet az adott termék visszavételezése. Ez utóbbi esetben a rendszer az ügyfél meghatározását követően egy összesített listát készít, ami az adott partnernél lévő áruk összegzése – segítve ezzel az adatok rögzítését. 

• Komissiózás: a rendelések raktárban történő kigyűjtésére való segédlet, ahol tetszőleges számú kiválasztott rendelés összesítve lekérdezhető, akár raktárhelyenként raktárkiadási lap készítésével egybekötve. 

 

 

A készletezésnél alkalmazható kimutatások: 

• A termékek optimális készletének meghatározása, ami a manuális megadási módon kívül tetszőleges szempontok automatikus figyelembevételével is történhet (beszerzés gyakorisága, fogyás mértéke) 

• Készletkitartási listák, forgási sebesség kimutatása 

• Beszerzendők összeállítása az optimális készlet és a függőben lévő megrendelések figyelembevételével, továbbá a tervezett beszerzés időzíthető, így az addig becsült készletfogyás pótlásával is kalkulál a rendszer. További szempont a beszerzések, illetve a beszerzési megrendelések összeállításánál a már élő vevői rendelésekkel és foglalásokkal való kalkuláció. 

• Készletkarton: egy adott termék részletes, analitikus mozgása az egyes raktárakban 

 

 BIZOMÁNYOS ÉRTÉKESÍTÉS ÉS BESZERZÉS 

 

A bizományos készletek részletes nyilvántartása is a rendszer feladatai közé tartozik, melynek kapcsán mind a beszerzések, mind az értékesítések és a kapcsolódó fogyáslisták és elszámolások kezelhetőek. 

 

Bizományos beszerzés: 

• Partnerenkénti nyilvántartása a beérkező bizományos készleteknek 

• Fogyás-jelentések készítése és tárolása a rendszerben 

• Aktuális és időponti lekérdezése az összesített, illetve a partnerenkénti bizományos készleteknek 

• Adott beszállító bizományos készletének megbontása a tovább értékesítés vagy a bizományba továbbadott termékek alapján, vevők/vevőcsoportok szerint bontva 

 

Bizományos értékesítés:  

• Bizományba átadások rögzítése és nyilvántartása  

• Időszaki elszámolások készítése a fogyás alapján 

• Visszavételezés a bizományba kiadott áruk közül 

• Mind a fogyás rögzítése, mind a visszavételezés történhet úgy is, hogy nem az átadási bizonylatból indulunk ki, hanem a termékek irányából megközelítve a tényleges fogyást/visszavételezést rögzítjük, amihez a rendszer társítja és ellenőrzi automatikusan a kapcsolódó bizományba adási bizonylatot. 

• Bizományos partnerenkénti készlet vezetése, a visszáruk és fogyások az adott ügyfél „készletét” módosítják. 

 

STATISZTIKA 

 

• Összetett és sokrétű lekérdező modul, ahol mind az értékesítést, mind a beszerzést tetszőleges feltételek szerint a kívánt bontásban jeleníthetjük meg (termékenként, csoportonként, ügyfelenként, napi-havi bontás, stb..) 

• Analitikus, tételes listák készíthetőek egy termék vagy egy csoport mozgásairól, illetve akár egy ügyfél forgalmáról is. Részletes napló kérdezhető le egy adott termék teljes életútjáról is, ami szűkíthető egy ügyfélre, vagy lekérdezhető globálisan is. 

• A termékek jellegére (bizományos, visszárú, stb) vonatkozó lekérdezési lehetőségek 

• Termékhalmazok kezelése: tetszőleges szempontok szerint meghatározhatjuk a nyilvántartott cikkek egy halmazát, ami lehet csak néhány kiemelt termék, vagy akár bizonyos feltételnek megfelelő cikkcsoportok elemei. Ezt követően valamennyi kimutatást lehetőség van csak erre a meghatározott termékhalmazra érvényesíteni. A halmazoknak mind az összetétele, mind az összeállításhoz szükséges feltételei menthetőek a rendszerbe, amit később megfelelő jogosultság birtokában bármikor elő lehet venni. 

• Ügyfélhalmazok kezelése: a termékhalmazok mintájára az ügyfelekből is képezhetőek kisebb-nagyobb csoportok, amelyek a későbbi statisztikáknál egyszerűen képezhetik a kimutatások alapját. 

• TOP listák: mennyiség, érték vagy árrés tekintetében állítható fel sorrend a termékek, cikkcsoportok, vevők és beszállítók között. További statisztikák állíthatóak fel a dolgozói teljesítményekről (kiállított bizonylatok száma, értékesítések darabszáma és értéke), továbbá az ügynökök teljesítménye is összesíthető és sorrendben kimutatható. 

• Az értékesítési trendek elemzése, napi/havi bontásban, tetszőleges irányadó időszak figyelembevételével, szintén tetszőleges időtartamra történő becsléssel. A kimutatás egy termékre, egy csoportra vagy akár egy ügyfélre is értelmezhető, a végeredmény pedig grafikonon is megjeleníthető. 

• A kimutatások tetszőleges devizanemben lekérdezhetőek, az egyes pénznemek között az átváltás automatikusan megtörténik a nyilvántartott árfolyamok függvényében 

 

 PÉNZÜGY 

 

• Többféle devizanem alkalmazásának lehetősége, MNB középárfolyamok automatikus letöltése az internetről, melyekkel a továbbiakban kalkulálni fog a rendszer 

• Pénztárak, kasszák kezelése, bizonylat típusonként szabályozható, hogy amennyiben az fizetéssel jár, melyik kasszába folyik be a fizetendő összeg 

• Beépített házipénztár nyilvántartás, pénztárbizonylatok készítésével 

• Utalások nyilvántartása, a követelések és a kötelezettségek részletes kezelése, akár a részegyenlítések szintjén is figyelembe véve az esetleges kompenzációkat 

• Kimutatások a kintlévőségekről, fizetési felszólítások, egyenlegközlők készítése 

• Elektronikus banki kapcsolat ELECTRA rendszerrel, mellyel lehetőség van az utalandóakat csoportosan feladni, illetve a beérkezett utalásokat automatikusan társítani – természetesen felhasználói jóváhagyással. 

• TOP listák a fizetési szokások alapján: a legpontosabban teljesítő és a legtöbbet késő ügyfelek kigyűjtése 

 

SZINKRONIZÁCIÓ 

 

A telephelyek között egy külön szinkronizáló modul végzi az adatátvitelt, melynek jellemzői az alábbiak: 

• Tetszőleges számú telephely kezelése és szinkronizálása 

• Az egyes telephelyeken lokális adatbázisokban tárolódnak – a gyors munkavégzés érdekében – az adott telephelyre tartozó információk 

• Az adat-szinkronizáció sűrűsége az igényeknek megfelelő időtartamra paraméterezhető, ami lehet néhány másodperc is, vagy akár napi rendszerességgel is törénhet 

• A kommunikáció nem szabványos módon, hanem az adatbázismotor saját csatornáján történik, ami nagyfokú biztonságot jelent az internetkapcsolattól függetlenül 

• Különböző adatok importálási lehetősége más rendszerekből, előre egyeztetett formátumban .(Pl. bolti értékesítési adatok)